Vad ska ni automatisera först?

Frågan kommer upp i varje organisation som har bestämt sig för att ta AI på allvar och den besvaras oftast dåligt. Antingen väljs den mest synliga processen, för att det skulle se bra ut, eller den mest smärtsamma, för att alla klagar på den. Inget av det är rätt test.

Tre frågor som sorterar listan

Återkommer den? Något som görs två gånger om året är inte värt att automatisera hur tråkigt det än är. Varje vecka är ett golv. Varje dag är bättre. Frekvensen är det som gör en liten besparing till en riktig.

Finns det ett rätt svar? Inte ett korrekt resultat ord för ord, men ett resultat som en kunnig person kan titta på och säga ja eller nej till. Uppgifter som är ren bedömning, förhandling eller relation kvalificerar sig inte och att klä ut dem till automatiserbara slösar allas tid.

Går indata faktiskt att nå? Informationen uppgiften behöver måste finnas någonstans ett system kommer åt. Ligger halva kontexten i någons huvud eller i en delad brevlåda ingen har strukturerat är det projektet och det är ett annat projekt.

En uppgift som klarar alla tre är en kandidat. De flesta organisationer har mellan tre och tio och blir oftast överraskade av vilka det är.

Vad man väger efter det

Bland kandidaterna, välj utifrån två axlar: hur mycket tid den tar i dag och vad det kostar när den blir fel.

Börja där tiden är betydande och felkostnaden låg. Internt arbete slår kundvänt arbete för ett första försök, inte för att tekniken är opålitlig utan för att era egna rutiner för att fånga fel ännu inte är byggda. Det första arbetsflödet är också hur ni lär er hur er granskning behöver se ut.

Var gränsen mellan manuellt och automatiskt går

Att automatisera en hel uppgift är ovanligare än säljbudskapet antyder. Det användbara mönstret är oftast en delning: språkmodellen samlar in, läser, stämmer av och skriver utkastet. En människa gör bedömningen och tar beslutet.

Den delningen är värd att vara tydlig med, för den förändrar arbetet snarare än tar bort det. Någon som lade tre timmar på att sätta ihop en rapport och tjugo minuter på att tänka på den lägger nu fem minuter på att kontrollera och fyrtio på att tänka. Det är ett bättre arbete och en bättre rapport. Det är dessutom ett ärligare löfte än en personalbesparing.

Fällan med det stora första projektet

Instinkten är att välja något rejält så att insatsen känns motiverad. Det är fel instinkt. Ett litet, tråkigt, verkligt färdigställt arbetsflöde lär er vad organisationens riktiga hinder är: systemet utan API, godkännandet ingen dokumenterat, datan som visar sig vara fel. De hindren gäller allt ni gör därefter och att hitta dem på en liten uppgift är avsevärt billigare.

Nästa steg

Att lista kandidaterna är oftast en enda workshop med de som gör arbetet. Rangordningen brukar bli självklar när de tre frågorna ligger på bordet.